Lag (2024:1300) om uppgiftsskyldighet i fråga om frånvaro på grund av vård av barn

Lag (2024:1300) om uppgiftsskyldighet i fråga om frånvaro på grund av vård av barn träder i kraft den 1 januari 2025 och påverkar arbetsgivarnas rapporteringsskyldighet i samband med arbetsgivardeklarationer. Syftet är att säkerställa att Försäkringskassan får korrekta uppgifter om anställdas frånvaro vid vård av barn (VAB) och föräldraledighet för att motverka felaktiga utbetalningar av föräldrapenning.

1. Vad innebär lagen i praktiken?

Som lönekonsult behöver du vara medveten om att arbetsgivaren nu har en skyldighet att rapportera viss frånvaro i arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Detta gäller frånvaro som kan ligga till grund för utbetalning av:

• Föräldrapenning (när en förälder tar ut ersättning för att vara hemma med sitt barn, exempelvis under föräldraledighet).
• Tillfällig föräldrapenning (VAB) (när en förälder är hemma med ett sjukt barn och får ersättning från Försäkringskassan).

Dessa uppgifter skickas vidare till Försäkringskassan för kontroll av utbetald ersättning.

2. När måste frånvaro rapporteras?

Du behöver rapportera frånvaro i arbetsgivardeklarationen om den påverkar löneutbetalningen och kan ge rätt till ersättning från Försäkringskassan. Det innebär att du måste rapportera följande:

1. Om en anställd är frånvarande på grund av föräldraledighet eller VAB och det påverkar löneutbetalningen.

   • Exempel: En anställd är frånvarande i två dagar för att ta hand om sitt sjuka barn och får inte lön för dessa dagar. Du ska då rapportera frånvarodagarna i arbetsgivardeklarationen.

2. Om den anställde har en delvis betald föräldraledighet.

   • Exempel: Företaget betalar en viss andel av lönen under föräldraledigheten (t.ex. kollektivavtalad föräldralön). Du ska rapportera den frånvarotid som ger löneavdrag.

3. Om en anställd är ledig på deltid och tar ut föräldrapenning för resterande tid.

   • Exempel: En anställd arbetar 50 % och är föräldraledig 50 %. Frånvaron ska rapporteras.

3. När behöver du inte rapportera frånvaro?

Viss frånvaro behöver inte rapporteras, även om den är kopplad till vård av barn eller föräldraledighet. Här är några fall där du inte ska rapportera:

1. Om arbetsgivaren betalar full lön under frånvaron.

   • Exempel: En arbetsgivare erbjuder full lön även vid tillfällig vård av barn (utan löneavdrag), vilket kan förekomma i vissa kollektivavtal. 

2. Om frånvaron skapar helt löneavdrag.

   • Exempel: En anställd tar ut helt föräldraledighet och månadslönen blir 0. Arbetsgivaren är inte skyldig att skicka in en arbetsgivardeklaration och med det saknas skyldighet att rapportera frånvaro.

3. Om frånvaron gäller andra typer av ledighet.

   • Exempel: En anställd är sjukskriven, har semester eller tar ut obetald ledighet av andra skäl än vård av barn. Dessa typer av frånvaro omfattas inte av lagen.

4. Hur ska rapporteringen ske?

Rapporteringen sker i samband med arbetsgivardeklarationen och görs via AGI (arbetsgivardeklaration på individnivå) i Skatteverkets e-tjänst. Det innebär att du som lönekonsult behöver säkerställa att lönehanteringssystemet stödjer registrering och export av denna information.

I deklarationen ska du ange:

• Frånvaroperioden (datum och omfattning av frånvaron).
• Anställdens identifikationsuppgifter (exempelvis personnummer).
• Om frånvaron beror på föräldrapenning eller VAB.

5. Vad händer om man inte rapporterar korrekt?

Om arbetsgivaren inte rapporterar uppgifter korrekt kan detta leda till:

• Förseningsavgifter från Skatteverket.
• Granskning av Försäkringskassan, vilket kan påverka de anställdas ersättningar.
• Risk för felaktiga utbetalningar av föräldrapenning, vilket kan leda till återkrav hos den anställde.

6. Rekommendationer för lönekonsulter

För att säkerställa att rapporteringen sker korrekt bör du:

✅ Se över och uppdatera lönehanteringssystemet för att kunna registrera och exportera VAB och föräldraledighet.
✅ Informera arbetsgivaren om de nya skyldigheterna och vikten av att registrera frånvaro korrekt.
✅ Skapa interna rutiner för att säkerställa att alla anställda rapporterar frånvaro i tid.
✅ Hålla koll på kollektivavtal och företagets policyer, eftersom olika regler kan påverka rapporteringsskyldigheten.

Sammanfattning

• Frånvaro som påverkar lönen och kan ge rätt till föräldrapenning eller tillfällig föräldrapenning (VAB) ska rapporteras i arbetsgivardeklarationen.
• Frånvaro som inte påverkar lönen (t.ex. om arbetsgivaren betalar full lön under VAB) behöver inte rapporteras.
• Rapporteringen görs via AGI och påverkar den anställdes ersättning från Försäkringskassan.
• Felaktig eller utebliven rapportering kan leda till problem med Försäkringskassan och Skatteverket.

Genom att förstå dessa regler och implementera dem i lönehanteringen kan du säkerställa att både arbetsgivaren och de anställda följer lagen och undviker onödiga komplikationer.