Obalans i bokföringen

En obalans i lönekörningen uppstår när debet- och kreditsummorna i bokföringen inte stämmer överens, vilket ofta beror på felaktiga löneartsinställningar, avrundningar eller t.ex. semesterbrytning.

I lönesystemet kategoriserar vi detta som ett gult fel, vilket innebär att det inte hindrar utbetalning – men måste åtgärdas innan perioden kan avslutas.

Systemet visar en varning med "Bokföring är i OBALANS" samt det avvikande beloppet. För att lösa det kontrollerar man bokföringsraderna, identifierar skillnaden och rättar genom löneartsinställningar eller manuell bokföringsrad.

🔶 Vanliga fel i obalans i bokföringen

1. Ny löneart används utan korrekt bokföringsinställning
   – Konteringskonto saknas eller är ofullständiga för lönearten.

   Lösning: Identifiera löneart och kontera. Räkna om.

2. Felkontering på redan använd löneart
   – En löneart som tidigare fungerat korrekt har fått en ändrad eller felaktig kontering.

   Lösning: Se över konteringen utifrån bokföringsregler.

3. Personen saknar personalkategori
   – Personalkategorin styr ofta vilka konton som används; utan den kan kontering fallera helt.

   Lösning: Lägg till personalkategori på den anställde. Räkna om.

4. Debetkonto använt i kredit (eller tvärtom)
   – Bokföringsraden är felvänd, vilket skapar differens.

   Lösning: Invertera debit/kreditkonto. Räkna om.

5. Saknad motpost vid skulder eller förmåner
   – T.ex. en förmånsrad utan tillhörande skuldpost, eller en skuld som inte balanseras.

   Lösning: Titta på lönearten så att både debit och kredit är konterat.
6. Löneart som inte ska generera utbetalning är konterad som om den gör det
   
    T.ex. en intern beräkningspost eller skuldpost konteras mot lönekonto (t.ex. 7010 eller 1930), vilket skapar en obalans
   Lösning: Ta bort kontering och välj en annan löneart.

När en lönekörning innehåller en obalans visas en gul varning i systemet:
"Bokföring är i OBALANS".
Denna varning syns direkt i lönelistan samt på livespecifikationen för den anställde. Strax ovanför själva lönespecen visas även den exakta differensen i kronor, t.ex. –150,00 kr.

I det bifogade exemplet är det tydligt att obalansen härstammar från beredskapslönearten, men det är inte alltid lika enkelt att identifiera orsaken.

I exemplet visas en obalans på –150 kr. Lönearten Beredskapstillägg (13521) påverkar nettolönen, men saknas helt i bokföringstransaktionerna till höger. Eftersom beloppet betalas ut men inte bokförs, uppstår en differens mellan bruttolön och nettolön – vilket leder till bokföringsmässig obalans.

Här visas löneart 13521 (Beredskap Tillägg I) – utan något aktivt bokföringskonto.

Eftersom lönearten ändå påverkar utbetalningen (nettolönen), men inte genererar någon bokföringspost, uppstår en differens i bokföringen. Detta är en vanlig orsak till att "Bokföring är i OBALANS" uppstår vid lönekörning.

Exempel på hur bokföringsdifferenser uppkommer i filen och felsökningshjälp

Exempel på vanliga konteringsfel hos förmåner och skulder