Vad är Kostnadsfördelning?

Kostnadsfördelning innebär att en anställds lönekostnad fördelas på olika konton och kostnadsställen så att bokföringen speglar verksamhetens ekonomiska struktur. Denna fördelning kan göras på olika sätt beroende på organisationens behov.

Observera: Standardinställningen i de flesta system innebär att kostnadsfördelning påverkar resultatkonton, men inte balanskonton.

Metoder för Kostnadsfördelning

I lönesystemet kan du fördela kostnader på följande sätt:

a) Efter arbetade timmar

Kostnaden fördelas utifrån de timmar den anställde har arbetat i olika projekt eller kostnadsställen.

• Användbart för organisationer där anställda arbetar på flera uppdrag.

• Kräver korrekt tidrapportering.

• Registreras i Utbetalningar

b) Rörlig procentuell fördelning

En viss procentsats av lönen fördelas automatiskt till olika kostnadsställen.

• Används när lönekostnader varierar beroende på projekt eller avdelningar.

• Kräver tidssystem eller inmatning i den löneperiod som sker

c) Fast procentsats

En eller flera fast procent av lönen bokförs på specifika kostnadsställen.

• Används för att allokera en fast del av kostnaden.

• Detta läggs på den anställde med from- och tomdatum och gäller kontinuerligt.

d) Fördelning på specifika lönearter

Endast vissa lönearter påverkas av fördelningen, medan andra går till standardkostnadestället.

• Exempel: Fast tillägg, bonusar eller förmåner kan få en specifik kostnadsfördelninng.

• Görs på fasta transaktioner i Anställningsperiodsfliken
• Görs direkt på lönearten i utbetalningar

Fast Kostnadsfördelning

Steg 1: Navigera till fasta transaktioner

• Gå in under Personfliken.

• Klicka på Anställning och sedan Anställningsperiod.

• Skrolla ned till Fasta transaktioner.

Steg 2: Lägg till löneart och fördelning

• Lägg till löneart 99310 en eller flera gånger.

• Ange kostnadsställe och procent för fördelningen.

Steg 3: Kontrollera att hela lönen fördelas

• Om den angivna procentandelen inte är 100%, kommer den återstående delen att hamna på hemkostnadsställe i organisationens kostnadsställe.

Steg 4: Verifiera kostnadsfördelningen

• Genomför en provlön.

• Kontrollera att bokföringstransaktionerna är korrekt fördelade genom att titta på rapporten för bokföringstransaktioner.

Fast kostnadsfördelning på enskild löneart

Steg 1: Navigera till fasta transaktioner

1. Gå in under Personfliken.

2. Klicka på Anställning och sedan Anställningsperiod.

3. Skrolla ned till Fasta transaktioner.

Steg 2: Lägg till lönearten med fast kostnadsfördelning

1. Välj den löneart som ska ha en fast kostnadsfördelning.

2. Expandera lönearten för att ange kostnadsställe och procent för fördelningen.

Steg 3: Hantering av procentandel

• Om den angivna procentandelen inte är 100%, kommer den återstående delen att hamna på hemkostnadsställe i organisationens kostnadsställe.

• Om en central kostnadsställefördelning finns, kommer den att viktas in på den enskilda lönearten.

Steg 4: Verifiera kostnadsfördelningen

1. Genomför en provlön.

2. Kontrollera att bokföringstransaktionerna är korrekt fördelade genom att titta på rapporten för bokföringstransaktioner.

Rörlig Kostnadsfördelning

Steg 1: Lägg till löneart för rörlig kostnadsfördelning

1. Gå till Utbetalningar för personen.

2. Lägg till ny löneart 99310 (samma som för fasta kostnadsfördelningar).

3. Klicka på expanderingsikonen för att öppna inställningarna för lönearten.

Steg 2: Ange kostnadsställe och procent

1. Välj kostnadsställe där lönen ska fördelas.

2. I procentkolumnen, ange önskad fördelningsprocent.

3. Om kostnaden ska fördelas över flera transaktioner, upprepa processen genom att lägga till fler rader med löneart 99310.

Steg 3: Verifiera kostnadsfördelningen

1. Gå till Rapporter > Bokföring för individen.

2. Kontrollera att kostnadsfördelningen har slagit igenom som förväntat.