Guide för att nyanställa en person i systemet

Denna guide gäller för företag som inte läser in nyanställningar via Excel-filer eller använder andra person- och anställningsintegrationer. Nyanställning genom manuell inmatning är ett alternativ för att registrera en ny anställd i systemet.

Steg för att nyanställa en person:

1. Gå till utbetalningsbilden

   • Navigera till avsnittet för anställda i systemet.
   • Leta upp +-tecknet för att lägga till en ny anställd.

2. Klicka på ”+”

   • Detta öppnar formuläret för att registrera en ny anställd.

3. Visa fler val

   • Klicka på knappen ”Visa fler val” för att få fram ytterligare inställningar och alternativ.

4. Kontrollera systeminställningar

   • Observera att denna funktion bygger på att företaget är korrekt inställt under Systeminställningar och Förval.

Genom att följa dessa steg kan du registrera en ny anställd i systemet manuellt. Se till att alla relevanta fält fylls i korrekt för att undvika framtida problem.

OBS! Alla fält är inte obligatoriska. Typ av företag och bransch avgör detta.

* = Rekommenderade fält att fylla i

Steg 1: Fyll i personuppgifter

• Förnamn* (obligatoriskt): Ange den anställdes förnamn.
• Efternamn*: Valfritt, men rekommenderat.
• Spara utan personnummer: Välj "Ja" om personnumret inte är tillgängligt, annars lämna "Nej".
• Personnummer*: Ange den anställdes personnummer om det är tillgängligt.
• Språk på lönespecifikation: Välj vilket språk lönespecifikationen ska ha.

Steg 2: Fyll i adressuppgifter

• Adress*: Ange gatuadress.
• Adress 2: Valfri extra adressrad, C/O adress.
• Postnummer*: Ange postnummer.
• Ort*: Ange stad/ort.

Steg 3: Skatteuppgifter

• Välj hur skatt ska beräknas:
  • Automatisk*
  • Procent(*)
  • Tabell(*)
• Kolumn: Ange eventuell tabellkolumn för skatteberäkning.

Steg 4: Fyll i bankuppgifter

• Clearingnummer:* Ange bankens clearingnummer.
• Konto*: Ange kontonummer.
• IBAN(*): Om IBAN behövs, fyll i här.

Steg 5: Lägg till kontaktuppgifter

• E-post: Klicka på Lägg till för att ange e-postadress.
• Telefon: Klicka på Lägg till för att ange telefonnummer.

Steg 7: Fyll i anställningsuppgifter

Grundläggande anställningsinformation

• Anställningsnummer*: Ange ett unikt nummer för den anställdes anställning (om systemet kräver det).
• Anställningsperiod*: Välj start- och slutdatum för anställningen om tillämpligt.
• Företag: Ange vilket företag den anställda tillhör.

Organisationsinformation

• Organisation: Välj relevant organisatorisk enhet (t.ex. kostnadsställe, projekt, kostnadsbärare eller business area).
• Klicka på Lägg till för att välja rätt organisatorisk koppling.

Lön och transaktioner

• Månadslön*: Klicka på Lägg till för att ange lön.
• Timlön*: Avgörs av löneform
• Transaktioner: Klicka på Lägg till för att specificera eventuella transaktioner kopplade till anställningen.

Anställningsform och regler

• Anställningsform: Klicka på Lägg till för att välja rätt anställningstyp (tillsvidare, visstid, etc.).
• Semesterätt*: Klicka på Lägg till för att ange antal semesterdagar.
• Karensavdrag: Om den anställde inte har karensavdrag.
• Avtal:* Välj eventuellt kollektivavtal.
• Löneform*: Välj om lönen betalas ut som månadslön, timlön eller annan form.
• Personalkategori*: Specificera personalkategori (t.ex. tjänsteman, arbetare).
• Lönegrupp: Välj vilken lönegrupp den anställda tillhör.
• Lön och avdragsperiod*: Specificera vilken period lönen tjänas in och när frånvaroavdragen görs.

Övriga inställningar

• Semesterregler*: Välj hur semester ska beräknas.
• Sysselsättningsgrad*: Ange arbetstid i procent (t.ex. 100% för heltid, 50% för deltid).
• Veckoarbetstimmar(*): Ange antal timmar per vecka.
• Veckoarbetdsdagar(*): Specificera antal arbetsdagar per vecka.
• Semesterfaktor(*): Ange semesterberäkningens faktor om relevant.
• Arbetsschema(*): Välj vilket arbetsschema den anställda ska följa.

Steg 8: Fyll i rapporteringsuppgifter

   SCB-yrkesklassificering

• NYK-kod (SSYK): Ange den yrkeskod (Standard för Svensk Yrkesklassificering) som motsvarar den anställdes yrke.
  
  

  Pensionsuppgifter

• Collectum: Klicka på Lägg till om Collectum används för pensionsrapportering.
• ITP: Klicka på Lägg till för att ange ITP-relaterad information (tjänstepension).
• Fora: Klicka på Lägg till om Fora används för försäkringsrapportering.
• Fortsatt rapportering: Ange om den anställda fortsatt ska rapporteras inom systemet.
• Företagare: Markera om den anställda är registrerad som företagare.
• FOK-id: Klicka på Lägg till för att registrera FOK-id om det behövs.

AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå)

• Arbetsplatsadress(*): Klicka på Lägg till för att registrera den fysiska adressen för arbetsplatsen.
• Arbetsplatsort(*): Klicka på Lägg till för att ange orten där den anställda arbetar.
• Annat id: Ange ett alternativt ID om det krävs för AGI-rapportering.
• Födelsenummer: Ange födelsenummer om det behövs för rapportering.
• Forskningsavdrag: Klicka på Lägg till om den anställde omfattas av forskningsavdrag.

Ovanstående fält kan fyllas i på förhand via systeminställningar, förval.

SCB (Statistiska centralbyrån)

• Arbetsställenummer:  Klicka på Lägg till för att ange företagets arbetsställenummer.
• Cfarnummer: Klicka på Lägg till för att registrera Cfarnummer vid behov.

Bygglösen (Byggbranschen)

• Fördelningstal: Klicka på Lägg till om det används inom byggbranschen.
• Postort: Ange postorten för arbetsplatsen.
• Kommunkod: Klicka på Lägg till för att ange kommunens kod.
• Yrkeskod: Klicka på Lägg till för att specificera yrkeskod inom byggsektorn.

Slutför registreringen av den nya anställda

1. Spara informationen

• När alla fält är korrekt ifyllda, klicka på Spara för att registrera den anställda i systemet.

2. Gå till utbetalningsvyn

• Navigera till utbetalningsvyn där samtliga anställda hanteras.

3. Leta upp den anställda

• Sök efter den nyregistrerade anställda i listan.

4. Räkna om lönen

• Utför en löneomräkning för att säkerställa att den anställdes löneuppgifter beräknas korrekt.

5. Kontrollera lönespecifikationen

• Lönespecifikationen genereras automatiskt baserat på den information som har fyllts i.
• Granska att alla detaljer stämmer.

Klart! Den anställde är nu registrerad och redo för lön. 🎉