Ställ in bankinformation för löneutbetalningar

Varje bank har sin egen logik och specifika regelverk för hur löneutbetalningar ska skickas och hanteras. Därför är det viktigt att konfigurera bankinställningarna korrekt i systemet för att säkerställa en smidig och felfri löneprocess.

Beroende på vilken bank som används kan det finnas särskilda krav på vilken företagsspecifik information som måste inkluderas i betalningsfilen. Att ange rätt information och format är avgörande för att undvika problem vid överföring av löner till de anställdas bankkonton.

Så här ställer du in bankinformation

1. Gå till systeminställningar

   • Navigera till systemets inställningsmeny.

2. Öppna fliken "Uppsättning"

   • I denna sektion hittar du bl a inställningar för företagets utdatafiler.

3. Välj "Utdata filer"

   • Här specificerar du vilka banker företaget använder sig av för löneutbetalningar.

Bankalternativ och format

Beroende på hur löneutbetalningen hanteras finns olika alternativ att välja mellan:

• Banklista – Används om löneutbetalningen sker manuellt i banken.
• Bankfil SHB – Handelsbankens format för löneutbetalningar (ISO)
• Bankfil SEB – SEB:s format för utbetalningsfiler. (ISO)
• Bankfil Nordea – Nordeas standardformat för löneutbetalningar. (ISO)
• Bankfil Swedbank (SUS) – Swedbanks SUS-format för löneutbetalningar.
• Bankfil Swedbank (SUS med bank som registerhållare) – En variant av SUS där banken agerar registerhållare.
• Bankfil Swedbank (SUS .IN) (Äldre format) – Ett äldre SUS-format för Swedbank.
• BGC - Bankgirocentralen – Format för betalningar via Bankgirot.

Kontrollera inställningarna

Efter att bankinformationen har konfigurerats, rekommenderas att:

• Säkerställa att rätt bank- och kontonummer är angivna.
• Testa filöverföringen genom att skapa en testfil och ladda upp den till banken.
• Kontrollera med banken om det finns specifika krav på format eller tilläggsuppgifter.

Genom att följa dessa steg minimeras risken för fel och löneutbetalningarna kan genomföras smidigt och effektivt.

Ställ in information i bankfilen

För att löneutbetalningar ska hanteras korrekt måste specifika inställningar anges i bankfilen. Eftersom olika banker har olika krav och format kan det vara bra att kontrollera med banken vilka inställningar som gäller för just ert företag.

Gå till systeminställningar för bankuppgifter

För att konfigurera bankuppgifterna i systemet, följ stegen nedan:

1. Navigera till systemets inställningsmeny

   • Öppna programmet och gå till Systeminställningar.

2. Öppna fliken "Företag"

   • I menyn, välj fliken Företag för att komma åt företagsspecifika inställningar.

3. Under avsnittet "Allmänt", skrolla ner en bit

   • Fortsätt att skrolla ner tills du hittar sektionen för Bankuppgifter.

4. Konfigurera bankuppgifterna

   • Här kan du ange företagets bankkonto och andra nödvändiga uppgifter för att säkerställa att löneutbetalningar sker korrekt.

Viktiga fält att fylla i:

• Avtalsnummer

  • Detta är det unika nummer som företaget har registrerat hos banken för att kunna genomföra löneutbetalningar.
  • Om du är osäker på avtalsnumret, kontakta banken för att få rätt uppgifter.

• Kontonummer

  • Det bankkonto som används för att skicka löneutbetalningar.
  • Se till att kontonumret är korrekt och överensstämmer med det konto som är kopplat till företagets löneavtal hos banken.

• Avvikande kund-ID

  • Ett informationsfält som vissa banker kräver för identifiering vid betalningshantering.
  • Det används vanligtvis när en extern part hanterar utbetalningar åt företaget.
  • Om banken inte kräver detta kan fältet lämnas tomt.

Tips för en smidig konfiguration

✔ Kontrollera alltid uppgifterna med banken – Olika banker kan ha specifika krav på avtalsnummer, kontonummer och identifieringsfält.
✔ Testa en filöverföring innan skarpa utbetalningar – Genom att först göra en testöverföring kan eventuella fel upptäckas och åtgärdas i tid.
✔ Dokumentera inställningarna – Spara en kopia av inställningarna så att de är enkla att uppdatera vid framtida förändringar.

Genom att säkerställa att dessa uppgifter är korrekt inställda minimeras risken för fel vid löneutbetalningar.

Inställningar per bank

Olika banker har olika krav och format för löneutbetalningar. Nedan följer en sammanställning av de vanligaste inställningarna beroende på vilken bank och vilket format som används.

Banklista

• Används om löneutbetalningen sker manuellt i banken och ingen bankfil genereras.

Bankfil SHB (Handelsbanken)

• Använder Handelsbankens ISO-format för löneutbetalningar.
• Avtalsnummer – Bankkontonummer avsändande bankkonto - cirka 9 siffror.
• Kontonummer – Clearingnummer avsändandebankkonto - 4 siffror
  
  

Bankfil SEB (Skandinaviska Enskilda Banken)

• SEB har specifika krav beroende på kontotyp och avtalsform:

  • Avtalsnummer – Cirka 6-12 siffror.
  • Kontonummer
    BBAN-kontonummer – Cirka 7-12 siffror.
    IBAN – Måste anges med SE- och totalt 22 siffror.
  • Avvikande kund-ID – Används oftast inte

Bankfil Nordea

Nordea har specifika krav beroende på kontotyp och avtalsform:

• Avtalsnummer – Cirka 12 siffror.
• Kontonummer
  BBAN-kontonummer – Cirka 7 siffror.
  IBAN – Måste anges med SE- och totalt 22 siffror.
• Avvikande kund-ID – Cirka 11 siffror (om tillämpbart).

Bankfil Swedbank (SUS)

• Swedbanks SUS-format används för löneutbetalningar.
• Kontrollera om banken kräver särskilda inställningar för ert företag.
• Avtalsnummer – Cirka 6-12 siffror.
• Kontonummer
  BBAN-kontonummer – Cirka 14 siffror.
  (Clearing + Bankkonto)

Bankfil Swedbank (SUS med bank som registerhållare)

• En variant av SUS där banken agerar registerhållare för utbetalningar.
• Används när banken hanterar och administrerar betalningsmottagarna.

Bankfil Swedbank (SUS .IN) (Äldre format)

• Ett äldre format av Swedbanks SUS-fil.
• Rekommenderas endast om det fortfarande används enligt bankens instruktioner.

BGC – Bankgirocentralen

• Format för betalningar via Bankgirot.
• Används för att hantera utbetalningar via Bankgiro och kan inkludera löneutbetalningar, leverantörsbetalningar och andra överföringar.
• Avtalsnummer – Cirka 6 siffror.
• Kontonummer
  BGC-kontonummer – Cirka 7 siffror med bindestreck.
• XXX-XXXX eller XXXX-XXXX

Bankintegration i programmet

När bankinställningarna har konfigurerats korrekt kommer bankintegrationen att visas under fliken Period i programmet. 

Funktioner i bankintegrationen

• Namn

  • Visar den konfigurerade bankinformationen och hjälper till att identifiera vilken bank som används för löneutbetalningar.

• Lista

  • Ger en snabb och tydlig översikt över de anställda som ingår i banklistan.

• PDF

  • Skapar en banklista i PDF-format, vilket kan användas som dokumentation eller för intern kontroll av utbetalningarna.

• Nedladdningsikon

  • Genererar bankfilen i rätt format enligt bankens krav.
  • Filen kan därefter laddas upp till banken för att genomföra löneutbetalningarna.