📘 Collectum-guide: Rapportering av ITP 1 & ITP 2 i systemet

🧭 1. Inställningar per person

Navigering: Personflik > Rapporter> Collectum-fliken

Här ställer du in:

• ✅ ITP-plan (ITP 1 eller ITP 2)

• 📅 Gäller från-datum

• 🧾 Avtalad pensionsplan

• 🧾 Kostnadsställe

• ❗ Avgångsorsak (vid t.ex. avslut, föräldraledighet)

• 🏥 Arbetsförmåga (t.ex. sjukgrad)

🟣 Det är detta som styr vilka personer som kommer med i Collectum-filen och vilken händelse som skapas.

🛠️ 2. Skapa ITP-händelser för aktuell period

Navigering: Period > ITP / ITP1 & ITP2 > Skapa urval

• Välj aktuell period (t.ex. 2025-03)

• Klicka på:

  • Skapa urval = skapar ett kompletterande urval om du redan har skapat ett för både ITP1 och ITP2

  • Skapa alla urval = tar med både ITP 1 och ITP 2

Systemet analyserar ändringar jämfört med föregående månad, t.ex.:

• Nyanmälan

• Löneändring

• Avanmälan

👀 3. Granska och redigera händelser

Navigering: ITP-rad för aktuell period (via Utbetalningar, Personinställningar, ITP)
Du ser en händelsegrid som visar t.ex.:

🔧 Klicka på pennan ✏️ för att justera
🗑 Klicka på papperskorgen för att ta bort en felaktig händelse
⋯ Klicka på menyknappen för fler alternativ

📤 4. Skapa XML & Excel-fil till Collectum

Navigering: Period > ITP1 & ITP2

• ✅ När du är nöjd klickar du på:

  • XML → skapar filen som laddas upp till Collectum

  • Excel → kontrollark för hela rapporteringen

✅ Kontrollarket innehåller:

• Samtliga personer som rapporterats

• Typ av händelse (nyanmälan, löneändring etc.)

• Årslön, plan, datum mm.

• Personer som inte kommit med pga t.ex.:

  • Saknad ITP-plan

  • Otillräcklig veckoarbetstid

  • Avsaknad av pensionsplan eller datum

🔍 Tips: Stickprov att göra inför XML-skapande

📊 Första månaden – Testkörning utan skarp rapportering

🧪 Syfte:

• Säkerställa att Collectum-underlagen skapas korrekt innan skarp körning

• Identifiera och rätta fel i ITP-inställningar, löner och händelser

✅ Vad du gör första månaden:

1. Registrera ITP-uppgifter på varje individ
   ➤ Person > Rapporter > Collectum
   ➤ Kontrollera ITP-plan, giltighetsdatum, pensionsplan m.m.

2. Skapa urval för ITP/ITP1 & ITP2
   ➤ Period > ITP > Skapa urval
   ➤ Systemet plockar upp händelser baserat på ändringar

   OBS! Skapa urvalet för perioden före Start-månaden. 

3. Granska händelser
   ➤ Person > ITP-flik
   ➤ Kontrollera typ av händelse (nyanmälan, löneändring, avanmälan)

4. Generera kontrollark i Excel
   ➤ Se alla rapporterade personer och varför vissa eventuellt inte kommit med

5. Gör stickprovskontroller
   ➤ Årslön, rätt ITP-plan, löneväxling, födda 1978, återanställda

🚫 Vad du INTE gör denna månad:

• Ingen XML skickas till Collectum
  ➤ Filen används endast för intern validering

🚨 Risker vid första skarpa körningen

💡 Tips:

• Använd kontrollarket som en checklista

• Spara alla testfiler och anteckningar för jämförelse nästa månad

• Dokumentera avvikelser så de inte upprepas i skarp körning

Personinställningar för Collectum

Under fliken “Rapporter” på personkortet hanterar du ITP-relaterade uppgifter. Här anger du ITP-plan, giltighetsdatum, pensionsplan, kostnadsställe och eventuella uppgifter om arbetsförmåga eller avgång. Dessa inställningar är avgörande för att personen ska komma med i Collectum-rapporteringen.

Händelseöversikt per period

I denna vy visas alla ITP-relaterade händelser för aktuell period (202502), t.ex. nyanmälningar. Här kan du redigera, ta bort eller granska detaljerna för varje rad. Klicka på menyikonen (⋯) längst upp till höger för att nå ytterligare funktioner, som export och inställningar.

Periodvyn med Collectum-export

Här visas hur du i modulen för vald löneperiod (2025-03) kan skapa ITP-filer för Collectum. Genom att klicka på “Skapa urval” eller “Skapa alla urval” genereras underlag för ITP 1 och ITP 2. När kontrollen är klar kan du skapa XML-filen för export samt ladda ned ett Excel-kontrollark som visar alla händelser.